【導入事例】
機密文書の電子化お試し
重要書類の保管スペースとデジタル化の課題を同時解決
「納品書の部分はスキャン不要」、「張り付けてある領収書は捲って全部スキャンして欲しい」などのご要望にも対応
大阪府 D社様（不動産業）
私が担当しました！
近年、企業におけるデジタル化の重要性がますます高まっています。
大量の紙書類の管理は、スペースや効率の面で大きな課題となることが多いでしょう。
弊社では、そんなお悩みを解決するために、書類の電子化と破砕サービスを提供しております。
実際に弊社のサービスをご利用いただいた不動産業界の企業様の事例を紹介し、どのような効果があったのかをお伝えします。
今回ご紹介するお客様は、不動産業を営む大阪の中堅企業様です。
こちらの企業様では、多数の契約書、設計図、領収書などの重要書類を紙で管理しており、保管スペースの確保やデジタル化が大きな課題となっていました。
そんな中、弊社の書類電子化/破砕サービスをご利用いただき、その効果を実感していただきました。
お客様の課題
お電話でお問い合わせをいただき、訪問させていただきました。
大量の領収書や設計図などの紙書類があり、社内を圧迫されている状態でした。
実際に保管場所を見せていただくと、資料用の部屋があり、棚には書類がぎっしり詰まっていました。
ファイルは縦積みされていて、下の方の資料は取り出すのも一苦労という状態でした。
現時点で深刻な問題はないものの、将来的なデジタルシステム導入を見据え、徐々に電子化を進めたいというご要望がありました。
- お客様は紙書類の保存で保管スペースが不足している。
- 書類が多く、特に下の方の資料の取り出しが困難。
- 将来的なデジタルシステム導入を見据えて、電子化を希望。
提案内容
具体的な方針は決まっていなかったので、トライアルキャンペーンを利用し、まずは数冊をお試しで電子化することをご提案させていただきました。
その場で数冊の簡単な見積もりを行い、電子化希望の書類2冊をお持ち帰りしました。
その後、社内で詳細な見積もりを作成し、あらためて提出させていただきました。
実際の提案内容はこちら
・1冊を非断裁のまま電子化し、ご返却。
・もう1冊はトライアルキャンペーンを利用し、電子化と破砕を実施。
トライアルキャンペーンの詳細は、こちらをご覧ください。
- お試しで数冊の電子化を提案。
- 非断裁のまま電子化とトライアルキャンペーンでの電子化・破砕を提案。
- 詳細な見積もりを後日提出。
実際の取り組み結果
お見積もり提出後、ご契約いただき作業を開始しました。
非断裁での電子化1冊は、訪問から約15日でデータを納品し、原本をご返却。
電子化と破砕を行う1冊は、約25日でデータを納品。
その後、お客様にデータをチェックしていただき、ご了承を頂いてから破砕作業に入りました。データ納品から約1週間での廃棄となります。
廃棄が完了した時点で、「破砕証明書」を発行しお客様に提出させていただきました。
- 非断裁の1冊は約15日でデータ納品。
- 電子化と破砕の1冊はデータ納品まで約25日。
- その後の破砕作業は約1週間。
作業中のエピソード
請求書のスキャンに関して、お客様から細かい指示をいただきました。
・「納品書の部分はスキャン不要」
・「張り付けてある領収書は捲って全部スキャンして欲しい」など
1枚の台紙にたくさんの領収書や納品書が貼り付けられていたため、1枚1枚めくりながら電子化させていただきました。
- お客様からの細かい指示に対応。
- 領収書と納品書を区別しながら1枚ずつスキャン。
お客様のフィードバック
非断裁分の電子化については、「少しデータが浮いて見えるが、仕方ない」とのコメントをいただきました。
断裁せずにスキャンする場合、どうしても内側が浮き、データに若干の影響が出てしまいます。
それ以外の点については、概ねご満足いただけました。
- 非断裁の書籍はデータに浮きや歪みが出るが、許容範囲内と評価。
- その他の点では概ね満足。
まとめ
いきなり大量の紙書類を電子化するのは難しいと感じる方も多いと思います。
弊社では1冊からでもお受けいたしますので、「まずは少量でテストしてみたい」というお客様でも安心してご利用いただけます。
BPO文書電子化株式会社では、「機密文書の処理は大事だと分かっているが、どうしたらよいか分からない」「とりあえず話を聞いてみたい」「書類の捨て方がわからない」など、小さなことから何でもご相談を承ります。
相談は無料ですので、お気軽にお問い合わせいただければと思います。
私たちが心を込めてデジタル化のお手伝いさせていただきます。
